Avec tant de personnes travaillant encore à domicile grâce à la pandémie, les réunions vidéo sont probablement là pour rester pendant un certain temps. Et bien que vous et vos collègues soyez désormais experts en matière de sourdine et de sourdine, il y a de fortes chances que vous rencontriez encore des visages obscurcis par des ombres ou des arrière-plans distrayants. Et levez la main si vous avez déjà assisté à une réunion à distance où il était difficile de rester sur la bonne voie ou si vous aviez l’impression d’interrompre constamment quelqu’un.
1. Partagez un ordre du jour de la réunion
Si vous dirigez la réunion, il est important d’établir un ordre du jour clair et de l’envoyer aux participants à l’avance pour qu’ils sachent à quoi s’attendre.Cela aidera également tout le monde à se mettre dans le bon état d’esprit avant la réunion.
« Nous faisons tellement de changements de contexte chaque jour, surtout maintenant que les réunions virtuelles peuvent être programmées les unes à la suite des autres, qu’il peut être facile de se présenter sans savoir pourquoi vous êtes là ».
2. Vérifiez votre connexion Internet
La perte de votre connexion pendant une réunion signifie généralement que vous ratez une discussion importante. C’est encore pire si c’est vous qui faites une présentation.
Pour éviter que cela ne se produise il est recommandé d’effectuer un test de vitesse – en particulier pour vérifier votre vitesse de téléchargement. « Bien que les vitesses de téléchargement soient généralement annoncées par les fournisseurs d’accès à Internet, votre vitesse de téléchargement est ce qui compte vraiment pour les appels vidéo » » Elle détermine la rapidité avec laquelle vous pouvez envoyer votre » contenu « , qui dans ce cas est votre vidéo et votre audio, à d’autres personnes. «
3.Choisissez le bon arrière-plan
Même si vous n’avez pas un bureau à domicile avec une bibliothèque parfaitement conservée, il existe de nombreuses façons simples d’avoir l’air professionnel devant la caméra. Gardez votre arrière-plan simple. Un mur uni peut paraître ennuyeux, mais ils éliminent les distractions. » Vous pourriez être en train de parler à la caméra et penser que vous avez l’attention des gens, mais ils ne font que regarder vos affaires derrière vous « .
4. Positionnez la caméra au niveau des yeux
Le contact visuel est essentiel dans toute conversation, mais dans une réunion virtuelle, vous devez en fait vous détacher de la tendance naturelle à regarder vos interlocuteurs. C’est pourquoi il est important de garder la caméra au niveau des yeux et de regarder dedans de temps en temps pendant que vous parlez.
5. Éclairez bien votre visage
Si votre visage est couvert d’ombres ou s’il y a un éblouissement, il peut être difficile pour les autres de vraiment se connecter avec vous à l’écran. Une solution simple consiste à placer une lampe de chaque côté de votre caméra. Pour une configuration plus professionnelle, d’ajouter quelques lampes à pince avec des ampoules LED dirigées vers vous de chaque côté. » Cela permet d’éclairer votre visage de manière uniforme afin de ne pas avoir d’ombres dures dans vos orbites ou de chaque côté de votre visage « .
6. Profitez des outils et des fonctionnalités
Par le biais du programme de vidéoconférence de votre entreprise, vous aurez accès à une variété d’outils conçus pour rendre les réunions plus productives. Par exemple, la fonction « lever la main » aide les participants à signaler qu’ils ont quelque chose à dire, et les salles de réunion peuvent aider les équipes à faire du brainstorming, du mind mapping ou à collaborer en petits groupes. La fonction de chat (disponible sur Google Hangouts notamment) est également utile pour les personnes qui ont du mal à réfléchir sur le vif ou les introvertis qui peuvent être plus hésitants à prendre la parole.
Le bonus de ces outils de communication est qu’ils peuvent également aider à s’assurer que la voix de chacun est entendue.
Et pour éviter de faire dérailler une réunion parce que vous ne savez pas comment utiliser un outil, tester les à l’avance.
7. Restez engagé même lorsque vous ne parlez pas
Il est facile d’être distrait par d’autres choses si vous ne présentez pas ou ne dirigez pas une réunion virtuelle, que ce soit en consultant votre plateforme comme Sharepoint ou en répondant à un courriel. Mais les gens peuvent dire quand vous faites la sourde oreille et que vous êtes multitâche.
« Ce n’est pas parce qu’un écran nous divise que les gens ne peuvent pas dire que notre esprit est ailleurs », dit-elle. « Rappelez-vous que si vous ne vous comporteriez pas de la sorte en personne, il vaut mieux ne pas céder à ces habitudes virtuellement non plus. »
Éliminez toute distraction pour pouvoir vous concentrer et accorder toute votre attention à vos collègues. Par exemple, mettez votre téléphone de côté, bloquez les notifications ou prenez des écouteurs anti-bruit.
8. Conservez des enregistrements de vos réunions
Une autre erreur courante que l’on voit souvent dans les réunions virtuelles est d’oublier d’enregistrer l’appel ou de prendre des minutes. En ayant un enregistrement – qu’il s’agisse d’un enregistrement audio, vidéo ou de notes – vous éviterez toute confusion sur ce qui s’est passé et sur les prochaines étapes. De plus, les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion peuvent se mettre à jour. « Ce que vous ne voulez pas, c’est un argument de type « il a dit, elle a dit » pour savoir qui a accepté quoi ».
Vous pouvez enregistrer les réunions via des plateformes comme Skype ou Zoom, puis envoyer l’enregistrement par courriel aux participants. Et au début de chaque réunion, demandez à un volontaire de prendre des notes. Après, il pourra les partager avec ses collègues pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
9. Soyez devant la caméra
Lorsque vous montrez votre visage, vous signalez que vous êtes engagé dans ce qui se passe pendant la réunion. « Si vous n’êtes pas à la caméra, c’est comme si vous aviez les bras croisés, les pieds sur la table et que vous vous contentiez d’écouter ce que tout le monde dit ».
Cela étant dit, il y aura des circonstances où vous ou un collègue ne vous sentirez pas à l’aise d’être à la caméra – donc si vous dirigez une réunion, précisez si vous avez besoin de voir les visages de tout le monde. Par exemple, s’il s’agit d’une présentation où la plupart des participants seront de toute façon en sourdine (par opposition à une discussion qui nécessite une participation active), rendez-la facultative.
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