En plus d’être la base de tout projet lean au sein d’une entreprise, le management visuel penche aujourd’hui vers la digitalisation. En effet, le digital permet de collecter et de réconcilier des données souvent hétérogènes et éparses, d’automatiser leur mise à jour et de les afficher sur les supports adaptés. Découvrez dans ce texte comment mettre en œuvre ce management visuel digital au sein de votre équipe professionnelle.
Constituez d’abord votre équipe
Cette étape cruciale est très délicate. Par nature, une approche lean consiste à briser les silos entre les services, intégrant ainsi le plus grand nombre d’acteurs possible. Notez toutefois que vouloir inclure le plus d’interlocuteurs possible pourra freiner le bon déroulement de votre projet.
Comment construire une task force ?
Construisez une task force petite, mais qui peut être représentative des individus impliqués dans le projet. C’est la clé. A minima, votre équipe doit être constituée de :
- un leader du projet ;
- un représentant du métier qui est directement concerné ;
- un représentant du service informatique ;
- un spécialiste de la communication interne.
Identifiez les enjeux de votre management visuel
C’est avec cette équipe projet et en collaboration que vous allez pouvoir affiner vos objectifs. Cette seconde étape est encore plus structurante que la première. En effet, selon les objectifs poursuivis, le type de données et la forme sous laquelle elles sont présentées vont varier de manière considérable.
Identifiez vos KPI ou indicateurs clé de performance
Sans data, vous n’avez pas d’indicateur clé de performance et donc pas de management visuel. La première étape sera donc de déterminer quels indicateurs sont essentiels, intéressants et facultatifs pour l’avenir de votre projet. En fonction du public ciblé, de l’activité surveillée et de la fréquence des mises à jour des données, vous aurez déjà une bonne idée de ce premier tri. Au-delà de 5 indicateurs par écran, ce dernier deviendra illisible. Même si le numérique permet de concevoir des systèmes de gestion visuelle plus poussés, notamment avec deuxièmes écrans, zooms, liens, etc., la simplicité est toujours la meilleure politique.
Prochaine opération à mettre en place
Une fois les indicateurs clé de performance identifiés, voici quelques points à définir en même temps :
- les fichiers, les bases de données et autres applications stockant les données nécessaires à la construction de vos indicateurs ;
- les flux disponibles ou les connexions à établir pour les récupérer.
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Concevez votre écran de gestion visuelle
La gestion visuelle signifie la mise en forme. Le terme numérique fait référence à l’écran. En concevant l’écran qui va constituer le média de votre management, vous optimisez la réussite de votre projet. Cette étape a pour objectif :
- d’éviter la surinformation ;
- de fournir des conditions d’animation d’informations visuelles ;
- de penser à l’ergonomie et aux interactions si vous choisissez un écran tactile par exemple.
Choisissez les bons points d’affichage
Mal placé, le plus bel écran du monde ne vous fera pas grand bien. Au-delà de son design et des informations qu’il fournit, le choix de son emplacement sera véritablement stratégique. Tout d’abord, vous devez déterminer le public visé. Ensuite, déterminez si l’équipe est mono-site ou si elle va être dispersée. Puis, en fonction du rythme de l’activité que vous souhaitez surveiller grâce au management visuel : identifiez si un seul écran va suffire, etc. Dans certains cas, un seul écran dans une régie suffira amplement. Dans d’autres, il faudra investir plusieurs espaces. Un dernier point à prendre en compte : la taille du ou des écrans choisis, afin qu’il soit à la fois visible et utilisable facilement par vos équipes .
Faites le point et itérez pour généraliser le management visuel
Après quelques semaines d’utilisation, il sera temps de faire le point sur votre projet, et cela, en plusieurs dimensions :
- ce qui marche et ce qui est moins bien dans la mise en place du management visuel : quelles informations manquent, sont trop nombreuses, sont mal présentées, etc. ;
- ce qui a fonctionné ou non pendant le projet. A quelles étapes pouvons-nous gagner du temps ou sommes-nous allés trop vite ? De quelles compétences manquait-il dans votre groupe de travail ?
- ce qui est généralisable ou pas. Peut-il servir de base à un autre projet dans l’entreprise, voire dans votre service ? Qu’avez-vous appris ? Que faut-il améliorer, conserver, abandonner ?
