En matière d’organisation de séminaire ou de tout autre événement d’entreprise, le choix du lieu est d’une importance capitale. C’est un réel vecteur de communication qui exprime aux participants vos valeurs et votre volonté de les mettre à l’aise. À cet effet, l’hôtel se révèle une option plus qu’intéressante. Si vous hésitez encore à réserver un hôtel pour votre séminaire, nous vous livrons tous les atouts de ce lieu et quelques conseils pour le choisir.
Profitez de salles de réunion spacieuses et accueillantes
L’objectif premier d’un séminaire ou de tout autre événement professionnel est de réunir tous les collaborateurs d’une entreprise dans un espace convivial, afin de faciliter la communication entre eux. Loin d’être un moment de détente, il participe à renforcer le travail en équipe. De ce fait, le cadre devant accueillir ce type d’événement se doit de dégager un certain charme.
À cette condition, les hôtels répondront au mieux, car ils disposent de salles de réunions qui sont très spacieuses et qui véhiculent une ambiance chaleureuse. Elles ont à la capacité de recevoir tous vos invités, quel que soit leur nombre. En effet, les hôtels possèdent généralement des salles pouvant accueillir au moins 100 personnes, voire plus, et sont souvent disponibles 24 h/24 et 7 j/7.
Un autre atout des espaces de travail que proposent les hôtels est qu’ils disposent déjà de certains éléments indispensables pour le déroulement d’événements comme les séminaires. Il s’agit entre autres :
- d’un réseau wifi,
- de vidéoprojecteurs,
- de prises d’alimentation,
- de sièges et tables ergonomiques et confortables.
Comme expliqué sur le site Kactus.com, vous verrez que les complexes hôteliers proposent différents types de salles de réunion, répondant aux exigences de votre événement. Pour une meilleure organisation de celui-ci, vous pouvez solliciter l’expertise d’une structure offrant ce type service. Vous trouverez une équipe de professionnels, disposée à vous accompagner dans le déroulement de l’organisation de votre séminaire, qu’il dure un ou plusieurs jours.
Misez sur une restauration de qualité et à proximité de votre séminaire
Louer une salle de réunion dans un hôtel pour votre séminaire vous permet de bénéficier de certains services comme la restauration. Il s’agit d’une prestation que vous ne retrouverez pas dans un centre de congrès par exemple. En effet, les hôtels sont, en règle générale, équipés d’un ou plusieurs restaurants. Cela vous évite de devoir avoir recours à un service traiteur.
Il s’agit là d’un réel gain de temps et d’argent, car tous les services liés à la restauration (petit déjeuner, diner, cocktail dinatoire, etc.) sont disponibles dans l’établissement. Tout ce que vous aurez à faire, c’est de préciser vos besoins et attentes lors de la réservation de la salle.
Il faut noter que ce sont de grands chefs qui s’occupent de la cuisine dans les restaurants. Ils sauront apporter à vos plats des saveurs exquises, que vos convives ne seront pas près d’oublier. Tous ces détails contribueront au succès de l’événement.
Réservez des hébergements à proximité pour vos collaborateurs
Il arrive que certains séminaires se déroulent sur plusieurs jours. Dans de pareilles circonstances, il faut penser à la façon d’héberger vos collaborateurs, surtout s’ils viennent de loin. Ceci étant, choisir un hôtel s’avère une fois encore une solution judicieuse pour abriter votre séminaire. En effet, avec cette option, vous n’aurez plus à chercher des chambres à louer dans la ville, pour permettre à vos invités d’assister à l’événement.
Les hébergements sont disponibles sur place selon les caractéristiques souhaitées, car la plupart des hôtels ont la capacité d’accueillir des centaines d’invités, dans des conditions optimales. Cela leur permettra de gagner du temps en ce qui concerne le transport et d’éviter les bouchons. Par ailleurs, étant donné qu’ils n’iront plus de trajet à faire pour se reposer, ils auront le temps de participer à l’événement jusqu’à sa fin.
Bénéficiez des services de l’hôtel lors de l’événement
Contrairement aux salles de congrès, la location d’une salle pour votre séminaire vous fera profiter de certains services intéressants. En effet, l’hôtel mettra par exemple à la disposition de vos collaborateurs un parking surveillé pour stationner les voitures.
Par ailleurs, certains hôtels disposent d’espaces de détente comme les piscines, les salles de fitness, les jardins, etc. Vos collaborateurs pourront se relaxer dans ces lieux après le séminaire pour se ressourcer et décompresser. Il faut aussi rappeler que les hôtels sont accessibles à tous types de clients.
Suivez ces conseils pour organiser un séminaire dans un hôtel
Pour une bonne organisation de votre séminaire dans un hôtel, vous devez considérer certains points essentiels. Autrement, vous risquerez de vous endetter.
Définissez le budget de l’événement
C’est une phase importante, car c’est principalement en fonction de votre budget que vous pourrez choisir votre hôtel. Cependant, même si vous disposez d’un budget restreint, vous n’êtes pas obligés de vous contenter d’un établissement bas de gamme. Faites des recherches approfondies. Il existe désormais des hôtels modernes proposant des tarifs raisonnables et avantageux. À défaut, n’hésitez pas à négocier le prix.
Par ailleurs, si l’établissement trouvé n’est pas en mesure d’accueillir tous les participants, nous vous conseillons de chercher un autre lieu remplissant cette condition.
Pensez à la gamme et à l’accessibilité de l’hôtel
Le choix de la gamme de l’hôtel dépend du niveau de confort que vous souhaitez fournir à vos collaborateurs lors du séminaire. Ainsi, si vous avez constitué un groupe de VIP, vous devez dans ce cas opter pour un hôtel 5 étoiles. Il faut aussi veiller au style architectural et au paysage environnant le lieu. Travailler dans un cadre exceptionnel fera plaisir à vos invités.
L’accessibilité à l’hôtel est également un élément important, surtout si vous disposez d’un budget conséquent. Dans ce cadre, pour réduire le cout des transports par exemple, il serait préférable d’organiser votre séminaire dans un hôtel à proximité de l’aéroport.
Veillez aux détails de l’organisation
Pour que votre événement soit un succès, vous devez tenir compte de quelques détails professionnels. Ainsi, avant de choisir la salle où se tiendra le séminaire, vérifiez si elle est bien éclairée. Regardez également si elle possède tout le matériel qui vous sera utile. À savoir : un tableau blanc, un vidéoprojecteur, des prises, etc. Veillez également à la configuration et aux dimensions de la salle. Elle ne doit être ni trop grande ni trop petite.
Organiser un séminaire dans un hôtel est un choix judicieux si vous souhaitez vraiment impacter vos collaborateurs. En dehors de l’événement, ils pourront profiter des espaces de détente pour se relaxer et surtout tisser des liens entre collègues. Par ailleurs, il est important de réserver votre salle suffisamment tôt pour ne pas avoir de mauvaises surprises. Les emplois du temps des hôtels étant constamment chargés, cela vous permettra de garantir votre place.
