Les ressources humaines sont au cœur du développement d’une entreprise. Elles jouent le rôle de la main-d’œuvre et contribuent grandement à la satisfaction de la clientèle. C’est pourquoi il est crucial de s’occuper convenablement de leur gestion. Pour y parvenir, vous pouvez faire appel à un Système d’information des ressources humaines. Il s’agit d’un logiciel créé pour optimiser la supervision des employés. Découvrez une présentation détaillée de son fonctionnement.
Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ?
Les logiciels SIRH (Système d’information des ressources humaines) sont des outils informatiques utilisés dans le cadre du management du personnel d’une entreprise. Si vous souhaitez en savoir plus sur le SIRH, il serait pertinent de s’intéresser à ses trois principaux rôles au sein de l’entreprise.
La planification des opérations
Ces logiciels servent à la planification des diverses opérations. Le SIRH attribue à chaque agent un panel de tâches précises à réaliser dans un intervalle donné. Il est ainsi capable de déterminer de façon théorique l’évolution simultanée des différentes sphères d’activité.
Le suivi des ressources humaines
Ils offrent en outre un service de suivi à l’ensemble des ressources humaines. L’objectif du SIRH est d’adapter ses prévisions aux réalités de l’entreprise. Il est donc à l’écoute des remarques, suggestions et réclamations de chaque employé. La prise en compte de ces facteurs ne saurait interférer avec les projets à long terme.
Le soutien à la comptabilité
Le SIRH assiste par ailleurs l’équipe comptable. Il se charge de remplir les fiches de paie de chaque employé en ajoutant les potentiels ajouts et retraits individuels. Cette automatisation constitue un gain de temps considérable et réduit dans une certaine mesure les risques d’erreurs.
Comment les SIRH aident-ils les ressources humaines ?
La mise en place d’un Système d’information des ressources humaines est bénéfique à l’entreprise sur de nombreux facteurs. Sa contribution est toutefois particulièrement visible sur deux plans. Le SIRH participe d’une part activement à la modernisation du travail en entreprise. Il facilite l’organisation des tâches et l’attribution de missions aux employés. Il automatise également les tâches à l’aspect mécanique et généralement considérées comme néfastes à la créativité humaine. Il optimise d’autre part l’exploitation de la main-d’œuvre. Chaque équipe se voit attribuer des missions correspondant à la fois au contenu du curriculum vitæ de ses agents, mais aussi à leurs compétences sur le terrain. Cela réduit le risque d’erreur lors de l’exécution des tâches et aide les ressources humaines à s’améliorer continuellement.
Avantages et inconvénients des SIRH
L’utilisation d’un SIRH peut se révéler très avantageuse pour votre entreprise. Il faut néanmoins se tenir prêt à faire face à un certain nombre d’inconvénients.
Les avantages
Le Système d’Information des ressources humaines est très pratique lors de la période de recrutement. Il établit une liste de compétences correspondant aux besoins actuels de l’entreprise. Il procède ensuite à un premier tri des différents CV reçus. Après l’optimisation de la liste des candidats potentiels, un agent de recrutement prend le relais. Il faut noter que cette automatisation simplifie considérablement la tâche. Le SIRH se révèle en outre crucial lors des interactions entre employés. Grâce à sa base de données intégrées, les agents peuvent avoir accès aux informations après seulement quelques clics. Cela accélère considérablement les tâches impliquant plusieurs départements ou celles étant trop protocolaires.
Il faut enfin reconnaître l’utilité du SIRH dans le cadre de l’évolution de votre entreprise. Ce système collecte constamment les données relatives aux diverses équipes et établit un graphique. Il mesure l’évolution de chaque secteur et précise les agents ou facteurs ayant contribué à cette évolution. Il effectue des analyses similaires en cas de déclin. Ces différentes informations vous donnent la possibilité d’ajuster la gestion de votre société en temps réel.
Les inconvénients
En dépit de ses nombreux bénéfices, l’exploitation d’un SIRH est sujette à un certain nombre de limites. La faiblesse la plus évidente de ce système est relative à sa gestion au cas par cas. Chaque employé est un être unique et ne saurait se résumer à son dossier. Malheureusement, un programme informatique est incapable de faire preuve de suffisamment de flexibilité pour s’adapter à cette réalité. Cela limite considérablement le champ d’action du SIRH.
Il faut également prendre en compte le risque de non-adhésion des ressources humaines. L’intégration d’un SIRH suppose un changement considérable dans la gestion de l’entreprise. Les différents employés n’adopteront pas forcément une position favorable vis-à-vis d’une telle innovation. Sans leur totale implication, le logiciel est condamné à perdre en efficacité.
Rentabilisez votre investissement en SIRH
Il ne suffit pas d’installer un SIRH pour profiter de tous ses bénéfices. Il faut en effet d’abord procéder à la rentabilisation de ce logiciel. Pour y parvenir, vous devez notamment former des agents chargés de sa gestion, permettre aux employés de s’adapter au SIRH avant son entrée en vigueur et vous en servir à des fins marketing.
La formation des agents de gestion
L’essentiel des fonctions du SIRH fonctionne de manière autonome. Il est néanmoins nécessaire de procéder à un certain nombre de réglages afin de l’adapter aux besoins de l’appareil. C’est pourquoi vous devez former des agents de gestion. Leur mission consiste dans un premier temps à procéder au paramétrage du système et dans un second temps à sa gestion sur le long terme. La présence de tels agents vous épargne les coûts liés à l’entretien du SIRH et à ses mises à jour régulières.
La mise en place d’une période d’adaptation au logiciel
L’établissement du SIRH va bouleverser le quotidien de la main-d’œuvre. Son installation suppose l’ajout de certains protocoles, la disparition de méthodes de travail jugées archaïques et la modernisation de nombreux aspects professionnels. Il est difficile pour la majorité du personnel de s’adapter au système dès sa mise en place. C’est pourquoi il est conseillé d’accorder aux ressources humaines une période de transition. Cela réduit les risques de rejet et favorise une exploitation optimale du logiciel.
L’exploitation du SIRH dans un cadre marketing
L’utilisation d’un SIRH est une preuve indéniable de modernisation. Vous pouvez vous servir de ce changement pour affirmer votre image en tant qu’entreprise à la pointe de la technologie. Une telle manœuvre est susceptible d’attirer la clientèle. Elle vous donne également une raison légitime de prioriser les agents compétents sur le plan informatique lors du recrutement.
