Pour diverses raisons, une entreprise peut décider de changer de local. Les motifs de ce choix peuvent être liés au manque d’espace ou au coût de location trop élevé ou encore à un besoin de se rapprocher davantage de la clientèle. Dans l’un ou l’autre des cas, les démarches à mener dans le cadre du déménagement peuvent se révéler chronophages et épuisantes. Il est toutefois possible de les effectuer, sans pour autant s’épuiser physiquement ou psychologiquement. Si vous envisagez de vous lancer dans un tel projet, nous vous donnons des conseils pour réussir votre déménagement d’entreprise.
Louez un espace de stockage pendant la période de déménagement
Pour procéder au déménagement de vos locaux professionnels, il est possible que vous ne puissiez pas emménager avec tous vos équipements dès le premier jour. Dans ce cas, il importe de prendre quelques dispositions pour les entreposer, en attendant d’en avoir besoin. Lorsque vous projetez de changer de local pour votre entreprise, la première chose à faire est de louer un espace de stockage tel qu’un garde-meuble. Aussi connu sous le nom de box de stockage, il vous permettra d’entreposer vos meubles, vos cartons et d’autres équipements de bureaux sur une période que vous définirez.
La location d’un garde-meuble offre alors de nombreux avantages, surtout pour les entreprises. Il s’agit d’un espace sécurisé qui favorise ainsi un stockage en toute quiétude. Dans un tel espace, vos biens sont à l’abri des risques de cambriolage ou de vol et vos équipements sont protégés de la pluie ou du soleil. De plus, la taille des espaces proposés pour un garde-meuble de stockage ou un box en location peut aller jusqu’à 100 m², vous permettant ainsi de stocker un grand nombre d’affaires. Pour louer un garde-meuble de stockage, vous pouvez faire appel à un déménageur professionnel. Il se chargera d’en trouver un dans un lieu qui vous convient. Vous pouvez également mener les démarches vous-même. Vous aurez juste à contacter une société qui propose ce service, en veillant à bien lire le contrat de location.
Autorisez le télétravail pour vos employés pendant cette période
Lors de la période du déménagement, l’occupation de vos anciens locaux ou des nouveaux sera impossible jusqu’à la fin. Cela peut contraindre vos équipes à arrêter le travail pour un moment, ce qui constitue un manque à gagner pour votre entreprise. Afin d’éviter à vos employés de se retrouver en chômage technique, songez à instaurer le télétravail. Pour le mettre en place, un simple accord entre ces derniers et vous sera suffisant. Il ne vous sera pas nécessaire de signer un quelconque contrat. Avant la mise en place du télétravail, vous devez cependant mettre à la disposition de vos employés certains outils.
Il s’agit par exemple d’un ordinateur ou d’un téléphone selon la nature de l’activité menée. Vous devez également définir les lieux dans lesquels le télétravail pourra être exécuté. Il peut s’agir d’un espace de coworking, de bureaux partagés ou du domicile de l’employé. Veillez aussi à vérifier si les employés disposent d’une installation électrique conforme aux normes en vigueur. Par ailleurs, vous devez veiller à leur fournir des solutions garantissant la sécurité informatique des données de votre entreprise. Il s’agit notamment de l’accès VPN, de plateformes de travail collaboratif sécurisé, etc.
Effectuez toutes les démarches administratives nécessaires
Pour effectuer un déménagement d’entreprise, certaines étapes sont à suivre, parmi lesquelles on retrouve le volet administratif qui est obligatoire.
Votez la décision de changement de siège social
Comme pour toute décision importante au sein d’une entreprise, il est impératif de procéder à un vote avant le changement du siège social. Pour que celle-ci soit valide, la décision doit être votée à la majorité des deux tiers. Dans le cas contraire, la procédure ne saurait aboutir.
Remplissez une déclaration de modification M2
Dans le cadre d’un déménagement d’entreprise, il est indispensable de remplir un formulaire de modification M2. Ce dernier, comme son nom l’indique, permet de renseigner tous les changements affectant la vie de votre entreprise au registre du commerce et des sociétés. Il s’agit dans ce cas du changement d’adresse. Vous pourrez remplir ce formulaire au centre de formalité des entreprises dont relève votre société. Il faudra y renseigner l’adresse du siège actuelle et celle du nouveau siège, un justificatif d’occupation du nouveau local, etc.
Effectuez une parution de siège social
Lorsque vous décidez de changer l’adresse de votre siège, il est obligatoire de communiquer cela à travers une parution d’annonce légale. En effet, le déménagement d’une entreprise est une modification importante qui doit être rendue publique et mise à jour dans les statuts de la société. À cet effet, l’avis de transfert de siège social doit comporter certaines mentions obligatoires. Il s’agit par exemple du numéro unique d’identification de l’entreprise, de la mention du transfert du siège, de la date de l’acte de la modification. Pour finir, le changement d’adresse sociale doit être déclaré au greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège social de l’entreprise. Un dossier doit pour cela être constitué. Il doit entre autres comporter un justificatif de siège social, les statuts mis à jour, le formulaire M2.
Faites le tri et débarrassez-vous des équipements inutiles à votre entreprise
Au cours de votre déménagement, il est important que vous vous débarrassiez des objets encombrants. Pour cela, commencez par faire un tri en séparant les objets et équipements importants. Ceux qui ne le sont plus pourront être mis de côté. Cela vous aidera non seulement à gagner de la place dans le camion de déménagement, mais aussi dans votre espace de stockage. Il existe des solutions pour vous débarrasser des équipements et objets inutiles. Vous pouvez choisir de les déposer à la déchetterie par vos propres moyens. À défaut, vous pouvez faire appel au service de collecte des encombrants de votre quartier. Une autre façon de vous débarrasser de vos équipements inutiles est d’en faire don. Dans ce cadre, vous pouvez les envoyer à une association caritative. Les plus démunis pourront en profiter.
Optez pour le flex office pour vos nouveaux bureaux
Le flex office signifie littéralement en français bureau flexible. C’est un concept qui désigne l’absence de bureau attribué à chaque salarié d’une entreprise. Le principe est que tous les postes de travail sont partagés. Autrement dit, il n’y a plus de bureaux dédiés à telle ou telle personne. Ainsi, l’objectif du flex office est de permettre à chaque employé de choisir librement un espace de travail répondant à son humeur ou à ses tâches journalières. Le flex office présente de nombreux avantages. Dans un premier temps, il participe à la réduction des charges immobilières.
En effet, il favorise l’adéquation entre l’effectif des employés et la superficie disponible. De plus, en exploitant correctement l’espace de travail, vous bénéficiez d’un gain de place qui peut servir à autre chose. Le flex office aide par ailleurs les employés à être plus productifs et plus créatifs. Étant mobiles, ils peuvent s’installer où ils veulent, afin de trouver l’inspiration nécessaire pour travailler. Ils ont en outre la possibilité de faire de nouvelles rencontres tous les jours du fait qu’ils changent constamment d’environnement. Pour instaurer le flex office dans votre entreprise, commencez par créer des espaces de travail individuels et collectifs.
Vous devez également penser à créer des espaces de détente qui peuvent être composés de canapés, de fauteuils et de poufs. Pensez de plus aux espaces de rangement. Puisque les employés n’auront plus de bureaux personnels, il leur sera difficile de ranger les dossiers et leurs affaires. À cet effet, installez des casiers de rangement et des armoires de tailles différentes. Pour vous libérer des tâches fastidieuses liées au déménagement de votre entreprise, faites appel à un professionnel du domaine. Il saura grâce à ses compétences et expériences venir à bout de ce projet. Il vous prodiguera aussi quelques conseils sur les dispositions à prendre au cours de la période.
