Dans la réalité actuelle du travail à distance, presque chacun d’entre nous essaie de s’adapter pour maintenir un sentiment de normalité. Qu’on le veuille ou non, cette expérience mondiale géante met au défi les chefs d’entreprise du monde entier de garder leurs équipes connectées tout en restant éloignées les unes des autres. Cependant, au milieu de tout cela, les dirigeants doivent s’assurer que l’inclusion ne passe pas au second plan par rapport à l’exécution.
Trois conseils qui vous aideront à adopter une approche plus inclusive des réunions virtuelles et à vous assurer que chaque voix a une chance égale d’être entendue.
- Garder tout le monde informé des ordres du jour et des objectifs de la réunion
Il est difficile de créer un terrain de jeu équitable si seuls les employés de niveau supérieur ou les personnes les plus expérimentées sont équipés de connaissances de base. De nombreux membres de l’équipe sont susceptibles de prendre la tangente s’ils ne savent pas quel serait le sujet de la réunion en premier lieu.
Un bon conseil est d’envisager ce à quoi ressemblera le succès à la fin de la réunion, puis de travailler à rebours. Pensez aux décisions que vous voulez avoir prises, aux sujets qui doivent être discutés et aux informations que les gens doivent avoir en arrivant à la réunion. Il est préférable que vous envoyiez un court courriel ou que vous partagiez des points à l’avance pour donner à tout le monde un départ équitable.
- Amplifier les voix pour assurer l’équité
La dynamique du pouvoir est tout à fait perceptible dans les réunions virtuelles ; la hiérarchie organisationnelle, les personnalités individuelles et leurs styles de communication peuvent tous avoir une influence puissante sur la façon dont les gens se présentent aux réunions, à moins que des efforts intentionnels ne soient faits pour faire de la place à toutes les voix pour être entendues.
permettre à vos employés les plus calmes de succomber à leurs homologues les plus bruyants peut entamer leur confiance et éclipser leurs contributions. Assurez-vous qu’il y a des freins et des contrepoids pour freiner les voix qui dominent les réunions. Lorsque quelqu’un est interrompu alors qu’il essaie de dire quelque chose, faites-lui une place dans la conversation. Lorsque quelqu’un est interrompu, rendez-lui la parole. Si quelqu’un n’a pas encore parlé, demandez-lui ce qu’il pense.
N’oubliez pas que cela doit être fait de manière inclusive. Puisque prendre la parole peut être intimidant pour certaines personnes, communiquez de manière à ce qu’elles ne se sentent pas interpellées. Vous pouvez faire savoir à l’avance à une personne introvertie qu’elle sera invitée à partager ses idées, afin qu’elle puisse se préparer mentalement. Apprenez à connaître les membres de votre équipe et faites des ajustements pour maximiser la participation.
- Encouragez tout le monde à co-créer
Introduisez des activités pratiques qui encouragent tout le monde à co-créer. Si une seule personne note des points ou propose des idées, les chances d’intégrer diverses perspectives deviennent minces. Vous pouvez partager un ensemble de diapositives Google modifiables (tout savoir sur Hangouts le nouvel outil de google), afin que les membres de l’équipe puissent apporter leur contribution. De même, au lieu qu’une personne prenne des notes pour le groupe, proposez à tout le monde de prendre des notes sur un document partagé.
Dans le même ordre d’idées, il vous incombe, en tant qu’hôte, d’empêcher les préjugés de conformité de s’insinuer. Indiquez clairement que les points de vue alternatifs sont appréciés. Créez un espace dans lequel tous les membres se sentent à l’aise pour partager des points de vue opposés.
