A l’ère du numérique, toute entreprise doit user d’outils de gestion de l’information pour optimiser le travail collaboratif. SharePoint figure parmi les systèmes de collaboration les plus prisés actuellement. Elle permet d’automatiser les processus et de contrôler la sécurité des données informatiques. Découvrez ses spécificités !
Qu’est-ce que SharePoint ?
Connue comme étant une plateforme de documents historiques, SharePoint est aussi une plateforme collaborative mise en place par Microsoft. Elle se base essentiellement sur un site web et permet la gestion et l’échange de contenus divers entre les différents collaborateurs. Elle permet également de contrôler l’accès à l’information et d’automatiser les process.
SharePoint Online est la version Saas de SharePoint. C’est une plateforme de travail collaboratif inclus dans le portail Office 365. SharePoint Online est hébergé sur le serveur de Microsoft. Il peut être utilisé sans nécessiter une ressource interne ou un serveur physique.
On distingue aussi d’autres technologies SharePoint :
SharePoint Server
Les SharePoint Server sur site peuvent être déployés et gérés par les organisations sur site ou grâce à un abonnement Office 365 Entreprise. Cela permet d’accéder aux fonctionnalités les plus récentes comme la création, les composants WebPart modernes, la recherche moderne, les pages de sites modernes, les bibliothèques et listes modernes, ainsi que la page d’accueil de SharePoint.
Synchronisation OneDrive
Ce programme est utilisé pour synchroniser des fichiers depuis OneDrive professionnel ou un site d’équipe. Ils pourront ensuite être exploités en mode hors connexion.
SharePoint Designer 2013
Cette version permet la création de solutions performantes compatibles avec les flux de travail.
Comment installer SharePoint ?
Aucun logiciel ne nécessite d’être installé pour pouvoir utiliser SharePoint. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion. Ensuite, accédez à office.com ou à votre compte scolaire, puis sélectionnez le lanceur d’applications dans le coin supérieur en haut à gauche et cliquez sur « SharePoint ».
Ensuite, appuyez sur « Créer un site » s’affichant sur la page d’accueil et un guide apparaîtra pour vous aider pour la création. Il vous suffira ensuite de l’enrichir en fonction de vos besoins.
Quelques conseils pour utiliser SharePoint
SharePoint dispose de nombreuses fonctionnalités comme la co-création, le contrôle de la sécurité, le contrôle de version et l’intégration avec Exchange. L’outil offre ainsi de nombreuses possibilités :
- L’extraction des documents pour éviter les modifications par d’autres utilisateurs
- La réception de documents pour chaque action effectuée sur la plateforme
- L’exigence de l’approbation des documents avant de les mettre en avant
- La création de workflows basés sur une logique pour automatiser certaines opérations comme l’envoi et le transfert de documents, ainsi que l’enregistrement d’informations.
Les bénéfices de SharePoint en entreprise
L’utilisation de SharePoint présente des avantages énormes pour une entreprise :
Favorise la mobilité des employés et l’accès à distance
SharePoint étant une plateforme, elle n’est rattachée à aucun support électronique. Ainsi, où qu’ils soient, les collaborateurs disposant des droits, pourront donc accéder aux documents à tout moment et depuis n’importe quel terminal (téléphone, tablette, ordinateur).
Encourage la collaboration
L’outil se concentre principalement sur le travail d’équipe et la gestion de projet. Chaque utilisateur pourra partager et consulter des documents sur un espace de travail, auxquels les autres auront accès, notamment pour les projets communs.
Un accès rapide et sécurisé aux documents
Microsoft est connu pour mettre en place des mesures de sécurité accrues pour chacun de ses services. En effet, seuls les utilisateurs autorisés pourront accéder aux documents. L’accès, ainsi que le partage, sont donc soumis à un contrôle.
Optimise la gestion de contenus
Les différentes fonctionnalités de SharePoint lui permettent de facilement trier, organiser et suivre les contenus des entreprises. Une fois qu’ils sont en ligne, les entreprises disposant d’outils de workflow peuvent automatiser :
- Les outils de gestion du cycle de vie du contenu
- Les processus basés sur les données communiquées par les utilisateurs.
- La suppression des informations, se basant sur les règles de l’entreprise.
Garantie de l’efficacité
Étant donné que les sites sont créés par les utilisateurs eux-mêmes, ils pourront gérer leur contenu plus facilement. En effet, l’interface et l’organisation auront plus de logique pour eux et ils pourront mieux les appréhender.
SharePoint met à disposition de l’entreprise un espace web sur lequel les collaborateurs pourront s’échanger des fichiers à tout moment. Ces derniers disposent également d’un espace de stockage personnel sur lequel ils peuvent consulter des fichiers qu’ils doivent télécharger avant de les partager aux autres utilisateurs. En outre, il est possible de partager des liens vers les fichiers téléchargés par mail (tout comme l’outil Anydesk notamment), pour permettre aux utilisateurs d’y accéder sans difficultés. Enfin, SharePoint constitue un outil efficace pour les RH car il permet de partager des mémos et annonces à l’ensemble des salariés en même temps.
