La durée de conservation des documents en entreprise varie en fonction de la nature des papiers et des diverses obligations légales. L’entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils ont des données personnelles et confidentielles !
Ce que dit la loi au sujet de l’archivage
Que ce soit un registre comptable, des bulletins de paie, ou une facture de fournisseur, la loi oblige les sociétés à archiver pendant un certain laps de temps, les documents produits ou reçus durant toute son activité. Il est impératif de fournir les preuves à ce sujet en cas de contrôle de l’administration.
Il faut savoir que les délais de conservation ne sont pas en fonction d’une loi spécifique, mais d’un ensemble de réglementations juridiques comme le Code civil ou le code du travail.
Les divers enjeux de l’archivage des dossiers administratifs et professionnels
- Les obligations légales pour étendre les divers contrôles de l’administration ou des organismes publics ;
- La protection en cas de litiges car les originaux seront bien gardés ;
- La sécurité et la bonne marche des activités, en ayant accès à diverses informations.
Les durées légales pour conserver des documents
Les dossiers comptables
En termes de comptabilité, le délai pour le stockage et archivage pour les entreprises pour les diverses pièces (bilan, annexe, livre d’inventaire…), des registres ou des livres est de 10 ans après la fin de l’exercice.
Les documents fiscaux
La durée légale de conservation est de 6 ans à compter de la dernière opération ou à partir de la date à laquelle le document a été mis en place. Ici, on fait référence à toutes les pièces pouvant être contrôlées par le fisc comme :
- L’impôt sur le revenu ;
- Les bénéfices agricoles ;
- L’impôt sur les sociétés ;
- La cotisation foncière des entreprises ;
- La TVA…
Les documents relatifs aux RH
Il s’agit des bulletins de paie ou des contrats de travail qui doivent être gardés 5 ans après le départ du salarié.
Les documents commerciaux
Un contrat commercial est normalement gardé pour 5 ans au moins, mais le délai court jusqu’à 10 ans s’il s’agit d’un contrat de plus de 120 euros et qui est dématérialisé (découvrez l’importance d’un contrat type nda par ici).
Les bons de commande ou de livraison peuvent être archivés durant 10 ans au moins. Pour les autres documents :
- Le transport de marchandises en 5 ans,
- Les déclarations en douane en 3 ans,
- La garantie pour les prestations en 2 ans.
