Vous souhaitez mettre un peu d’ordre dans votre bureau afin d’optimiser votre travail ? il est peut-être temps de passer à la dématérialisation de vos documents. Cet article va vous aider à franchir le pas.
La dématérialisation : c’est quoi ?
Il s’agit d’un processus qui vise à convertir les actions physiques et les valeurs mobilières en des formats numériques ou électroniques. Cela permet de faciliter le processus d’achat, de vente, de transfert et de communication tout en le rendant rentable et infaillible.
4 avantages de la dématérialisation
Les services de dématérialisation proposés par les professionnels du domaine comme, par exemple, Séquence Informatique, un expert en la matière :
Avantage numéro 1 : vous gagnez du temps
En dématérialisant vos documents, vous permettez à l’ensemble de votre équipe de gagner du temps dans chaque tâche. Il est important de préciser qu’au sein de chaque entreprise, il faut généralement du temps pour localiser et mettre à jour un document papier parmi les piles de documents existant. Grâce à la dématérialisation, vous ne perdrez plus votre temps à chercher les documents dont vous avez besoin. Avec des versions électroniques, vous pouvez y accéder facilement et rapidement.
Avantage numéro 2 : vous pouvez faire des économies
Pour information, le coût d’envoi d’un papier peut coûter jusqu’à 15 euros. Cela comprend :
- le transport ;
- l’impression ;
- la mise sous enveloppe, etc.
En optant pour la dématérialisation, vous réduisez aussi bien les coûts que le temps qu’il faut pour avoir des documents pertinents.
Avantage numéro 3 : vous fidélisez vos clients et augmentez vos prospects
Aujourd’hui, la plupart des échanges se font par courrier électronique. En effet, la dématérialisation est devenue un important développement technologique. Elle apporte une réelle valeur ajoutée à votre entreprise étant donné qu’elle développe une belle efficience commerciale.
Désormais, vous pouvez communiquer avec votre clientèle via des plateformes sécurisées. Cela permet de générer un meilleur climat de confiance ainsi qu’une relation clientèle saine et durable. Avec la dématérialisation et la solution infogérance informatique, vous pouvez aussi optimiser le temps de réponse aux demandes et aux réclamations de vos clients.
Avantage numéro 4 : c’est une nouvelle façon de travailler à la fois efficace et étonnante
De nombreux professionnels ont du mal à changer leurs habitudes de travail. Beaucoup ne franchissent pas encore la dématérialisation et l’infogérance, car ils travaillent avec le papier depuis des lustres. Pour eux, ces méthodes fonctionnent déjà bien. Ce qu’ils ne savent pas c’est que la dématérialisation leur permet d’avoir un meilleur suivi et une meilleure traçabilité de leurs documents. En plus de cela, elle améliore aussi la flexibilité. Ceci est dû au fait qu’elle permet aux professionnels de travailler à distance.
Vous voilà en connaissance de tous les avantages de la dématérialisation. N’ayez pas peur du changement, lancez-vous ! De plus, vous participez activement à la protection de l’environnement en optant pour la dématérialisation, car vous réduisez votre empreinte carbone.
