Les bureaux partagés ont leurs bons côtés, mais aussi leurs mauvais. Ils sont plébiscités pour les échanges et le travail d’équipe, mais lorsqu’il s’agit d’efficacité, les bruits environnants et les distractions diverses peuvent parasiter. Découvrons comment rendre ces espaces de travail communs agréables de façon à augmenter la productivité des employés. Mobilier, équipements, zones délimitées et sensibilisation sont plébiscités. Alors, prêt à travailler ?
Espaces, équipements et mobilier bien pensés
En open space, il est facile de perdre sa concentration. Une conversation entre deux collègues, un coup de téléphone, un geste inhabituel de votre voisin et voilà, vous n’êtes plus à ce que vous faites. Pour favoriser l’isolement, mieux vaut agencer les espaces avec des brise-vues et équiper vos collaborateurs de casques audio. Ils pourront être dans leur bulle et maintenir leur concentration. Via des panneaux amovibles, un meuble, une pile de dossiers, quelques plantes ou encore une lampe sur pied volumineuse, il est simple de diviser les tables de réunion professionnelles en plusieurs bureaux ! Enfin, mettez à disposition des collaborateurs des espaces clos pour leur permettre de s’isoler lors des taches où la concentration maximale est requise.
Sensibiliser les salariés à travailler dans le respect
C’est le moment d’échanger avec vos employés et de prôner l’intelligence collective ! Rappelez que nous aimons travailler entourés, et dans une ambiance favorable, mais que la productivité et le bien-être ne doivent pas être entachés. Respecter ses collègues est la clé. La communication aussi. Valorisez les interactions sereines et soyez toujours vigilant – en tant que manager – à l’équilibre de chacun. Enfin, insuffler une communication bienveillante (et intelligente) : si un « Chut je travaille » risque de mal passer, tentez un « Je me lance dans le dossier X, je serai disponible dans une heure si vous avez besoin de moi ».
5 astuces pour travailler dans le calme en open space
Le travail en open space présente son lot d’avantages et inconvénients. Voici quelques conseils pour améliorer votre productivité dans ces espaces de travail partagés :
- délimiter un espace de discussion en dehors de l’open-space : aussi appelé « Agora », ce lieu est propice aux échanges et à la détente. Dans cet espace, les conversations, tables de travail, pauses déjeuner ou jeux sont autorisés. Il n’en sera que plus simple de faire régner le silence dans l’open space, qui devient de fait l’espace dédié à la concentration ;
- organiser la journée de travail en alternant des heures silencieuses (dédiées au travail individuel : l’ambiance est propice à la productivité et au deep work.) et des heures collaboratives (dédiés au collectif et au partage : les conversations sont autorisées et le travail d’équipe est encouragé) ;
- encourager chacun à mettre son téléphone en mode silencieux et à se déconnecter des réseaux sociaux sur des plages horaires établies ;
- faire tourner les équipes en horaires décalés pour éviter de « surcharger » l’open space aux heures de pointe ;
- favoriser les pauses : de bonnes performances cognitives reposent aussi sur un équilibre global (repos, méditation, sport…).
Pense (pas) bête : que diriez-vous d’organiser un atelier créatif pour faire émerger de nouvelles idées ? Réunissez votre équipe autour de la table et réfléchissez collectivement à de potentielles solutions !
