L’organisation d’un séminaire ou d’un évènement d’entreprise ne s’improvise pas. C’est une tâche qui demande une attention particulière aux détails. En effet, plusieurs facteurs entrent en jeux, allant de l’établissement du budget à la préparation des animations. Le choix du lieu ne doit pas également être pris à la légère. Pour vous aider à y voir plus clair, découvrez dans cet article les étapes à suivre pour bien organiser un séminaire d’entreprise.
Identifiez les objectifs du séminaire
Avant d’organiser votre évènement, pensez d’abord à identifier ses objectifs. Pour y parvenir, posez-vous les bonnes questions. Voulez-vous résoudre des problèmes spécifiques ? Souhaitez-vous développer un nouveau projet ? Envisagez-vous de renforcer les compétences de vos employés ? Désirez-vous réaffirmer les valeurs de votre société ? Avez-vous envie de lancer un nouveau produit ? Les réponses à ces questions vous permettront de prendre des décisions plus éclairées sur l’organisation de séminaire d’entreprise.
Établissez un budget
Vous devez élaborer un budget prévisionnel pour ce genre d’évènement. Veillez ainsi à anticiper toutes les éventuelles dépenses. Cela concerne les coûts liés à la location de l’espace, aux transports, à la nourriture et à l’hébergement. Vous pouvez faire appel à une agence événementielle si vous voulez réaliser des économies. Ce prestataire peut vous aider à obtenir une répartition détaillée, ce qui garantit un service parfaitement adapté à votre budget.
Choisissez le lieu du séminaire
Que ce soit pour un team building, un congrès, une conférence, une convention ou une journée d’étude ou autre évènement professionnel, trouvez un lieu atypique capable d’accueillir confortablement vos collaborateurs. Voici les critères à considérer :
L’accessibilité
Il est essentiel de choisir un lieu qui soit facilement accessible pour les participants. C’est pourquoi vous devez prendre en compte la proximité avec les routes principales et les transports en commun. D’autre part, examinez sa capacité d’accueil pour éviter de vous retrouver dans une salle trop petite ou trop grande.
L’infrastructure et les équipements
Notez qu’il faut choisir un lieu adapté aux besoins de votre entreprise. Celui-ci doit disposer de toutes les installations nécessaires, à savoir :
- une salle de réunion ;
- un espace de détente ;
- un matériel audiovisuel performant ;
- des équipements de restauration ;
- une connexion Internet fiable.
Préparez les animations
Les animations à prévoir vont principalement dépendre du thème de votre séminaire d’entreprise. Elles servent à renforcer la cohésion des équipes et à faciliter la communication entre les collaborateurs. Par conséquent, elles doivent être attrayantes, stimulantes et ludiques. Plusieurs options s’offrent à vous telles que les ateliers culinaires, les olympiades sportives, l’escape room, la chasse au trésor et les jeux d’évasion.
Communiquez sur l’évènement
Une fois tous les détails définis, il est temps d’informer les participants. Une bonne communication est cruciale si vous souhaitez faciliter leur adhésion à l’évènement. À cet effet, soignez bien les invitations (annonces, mails, tableau d’affichage, etc.). Vous avez aussi la possibilité de demander leurs avis pour dénicher des axes d’améliorations. Cela est d’ailleurs recommandé, car vos salariés doivent se sentir impliqués dans l’organisation de votre séminaire d’entreprise.
